¿Cuáles son las métricas de 7 KPI principales de un negocio de servicios de administración de propiedades de alquiler?

Como propietario de una pequeña empresa o artesano en un mercado de rápido crecimiento, comprender los indicadores clave de rendimiento (KPI) específicos para los servicios de administración de propiedades de alquiler es esencial para garantizar su éxito. En el mundo único de los mercados artesanales, el monitoreo y la optimización de los KPI pueden marcar la diferencia entre prosperar y simplemente sobrevivir. En esta publicación de blog, nos sumergiremos en los siete KPI específicos de la industria que todos los propietarios y artesanos de la pequeña empresa deberían estar rastreando para medir el rendimiento y la rentabilidad de sus servicios de administración de propiedades de alquiler. Prepárese para obtener ideas valiosas que lo ayuden a llevar su negocio al siguiente nivel.

Tasa de ocupación

Definición

La tasa de ocupación es un indicador de rendimiento clave que mide la utilización de las propiedades de alquiler durante un período específico. Es una métrica esencial para los servicios de administración de propiedades de alquiler, ya que refleja el porcentaje de unidades alquiladas en comparación con el total de unidades disponibles. Esta relación es fundamental para medir, ya que afecta directamente los ingresos generados a partir de las propiedades. Una alta tasa de ocupación significa una gestión eficiente de la propiedad, lo que lleva a un flujo de ingresos constante y rendimientos maximizados para los propietarios. Por otro lado, una baja tasa de ocupación puede indicar problemas con el mantenimiento de la propiedad, la retención de los inquilinos o la demanda del mercado, lo que puede afectar negativamente el rendimiento empresarial.

Cómo calcular

La fórmula para calcular la tasa de ocupación es sencilla. Implica dividir el número de unidades alquiladas por el total de unidades disponibles y luego multiplicar el resultado por 100 para expresarlo como un porcentaje. El numerador representa la ocupación real, mientras que el denominador representa todo el inventario de unidades de alquiler. Al aplicar esta fórmula, los administradores de propiedades pueden evaluar la utilización de sus propiedades y evaluar su efectividad para atraer y retener a los inquilinos, influyendo así en el rendimiento comercial general.

Ejemplo

Supongamos que una empresa de administración de propiedades supervisa 50 unidades de alquiler dentro de un complejo y ha alquilado con éxito 45 unidades. Para calcular la tasa de ocupación, la fórmula se aplica de la siguiente manera: tasa de ocupación = (45 /50) * 100, lo que resulta en una tasa de ocupación del 90%. Esto significa que el 90% de las unidades disponibles se alquilan actualmente, lo que refleja un alto nivel de ocupación e indica una gestión de propiedad efectiva.

Beneficios y limitaciones

Mantener una alta tasa de ocupación es ventajosa para los servicios de administración de propiedades de alquiler, ya que se correlaciona directamente con un aumento de los ingresos por alquiler y la rentabilidad empresarial general. Sin embargo, es importante tener en cuenta que una tasa de ocupación alta por sí sola no indica necesariamente un rendimiento óptimo, ya que podría resultar de ofrecer descuentos o reducir los estándares de alquiler. Por el contrario, una baja tasa de ocupación puede resaltar las deficiencias operativas o los desafíos del mercado que requieren atención para mantener la sostenibilidad empresarial.

Puntos de referencia de la industria

En la industria de gestión de propiedades de alquiler de EE. UU., La tasa de ocupación promedio generalmente varía de 85% a 90%. Lograr una tasa de ocupación superior al 90% se considera un rendimiento excepcional y demuestra una gestión de propiedades eficiente, fuertes relaciones de inquilinos y una posición de mercado competitiva.

Consejos y trucos

• Monitoree regularmente la demanda del mercado y ajuste los precios de alquiler estratégicamente para mantener una tasa de ocupación óptima.
• Implementar estrategias proactivas de retención de inquilinos, como mantenimiento receptivo y servicios mejorados, para mantener altos niveles de ocupación.
• Aproveche el marketing digital y las plataformas en línea para atraer a los posibles inquilinos y llenar las vacantes de inmediato.

Período promedio de retención de inquilinos

Definición

El período promedio de retención de inquilinos es un KPI crucial para los servicios de administración de propiedades de alquiler, ya que mide la cantidad promedio de tiempo que los inquilinos permanecen en una propiedad en particular antes de mudarse. Esta relación es crítica para determinar la efectividad de la administración de la propiedad en el mantenimiento de las relaciones de inquilinos a largo plazo, reducir las tasas de vacantes y garantizar un flujo de ingresos estable para los propietarios. Es importante medir este KPI, ya que afecta directamente el desempeño financiero del negocio, lo que indica si el Servicio de Administración de Propiedades tiene éxito en retener a los inquilinos y maximizar las tasas de ocupación.

Cómo calcular

La fórmula para calcular el período promedio de retención de inquilinos implica dividir el número total de meses que los inquilinos han permanecido en la propiedad por el número de inquilinos que se han mudado durante un período específico. Esto proporciona una indicación clara del período de tiempo promedio de que los inquilinos permanecen en la propiedad de alquiler antes de vaciar.

Ejemplo

Por ejemplo, si una propiedad de alquiler tuviera 20 inquilinos en el transcurso de un año, y 4 de esos inquilinos se mudaron, el cálculo del período promedio de retención de inquilinos sería el siguiente: Período promedio de retención de inquilinos = (12 meses x 20 inquilinos) / 4 inquilinos = 60 meses. Esto significa que, en promedio, los inquilinos permanecen en la propiedad durante 60 meses antes de mudarse.

Beneficios y limitaciones

Medir y monitorear efectivamente el período promedio de retención de inquilinos permite a los servicios de administración de propiedades identificar áreas para mejorar la satisfacción de los inquilinos, el mantenimiento de la propiedad y la gestión general. También ayuda a reducir los costos de rotación y mantener ingresos de alquiler consistentes. Sin embargo, es importante tener en cuenta que este KPI puede no tener en cuenta los factores externos, como las condiciones del mercado o los cambios en las preferencias de los inquilinos, lo que podría afectar la retención de los inquilinos.

Puntos de referencia de la industria

Según los puntos de referencia de la industria, el período promedio de retención de inquilinos en la industria de gestión de propiedades de alquiler es aproximadamente 3 a 5 años. Los niveles de rendimiento superiores al promedio pueden exceder este rango, mientras que los servicios de administración de propiedades excepcionales pueden lograr períodos de retención de inquilinos de 5 años o más.

Consejos y trucos

• Ofrezca servicios de inquilinos personalizados para construir relaciones y lealtad más fuertes.
• Evaluar regularmente y abordar las preocupaciones de los inquilinos y las necesidades de mantenimiento para mejorar la satisfacción.
• Implemente incentivos de arrendamiento a largo plazo para alentar las estadías de inquilinos más largos.

Eficiencia de recolección de alquileres

Definición

La eficiencia de la recolección de alquileres es un indicador clave de rendimiento (KPI) que mide la efectividad de un servicio de administración de propiedades de alquiler al recaudar los pagos de alquiler de los inquilinos a tiempo. Esta métrica es fundamental para medir porque afecta directamente el flujo de efectivo de las propiedades de alquiler, que es esencial para que los propietarios cubran sus gastos y generen rendimientos de sus inversiones. La eficiencia de recolección de alquileres altas indica una propiedad de alquiler bien administrada con flujos de ingresos estables, mientras que la baja eficiencia puede indicar posibles problemas de flujo de efectivo y desafíos operativos.

Cómo calcular

La fórmula para calcular la eficiencia de la recaudación de alquileres implica comparar la cantidad total de alquiler recaudada dentro de un período específico con la cantidad total de alquiler que se debe durante el mismo período. La relación proporciona información sobre el porcentaje de pagos de alquiler recaudados con éxito. Es esencial considerar factores como tarifas tardías y pagos morosos en el cálculo de reflejar con precisión el rendimiento de los esfuerzos de recaudación de alquileres.

Ejemplo

Por ejemplo, si una compañía de administración de propiedades recauda $ 90,000 en alquiler durante un mes cuando el alquiler total adeudado fue de $ 100,000, la eficiencia de recaudación de alquileres se calcularía de la siguiente manera: (90,000 / 100,000) * 100 = 90%. Esto significa que el 90% del alquiler total adeudado se recogió con éxito dentro del período especificado.

Beneficios y limitaciones

El beneficio de monitorear la eficiencia de la recaudación de alquileres radica en su capacidad para proporcionar información sobre la salud financiera de las propiedades de alquiler e identificar posibles problemas con los pagos de los inquilinos desde el principio. Sin embargo, es importante tener en cuenta que este KPI puede no tener en cuenta factores externos como las recesiones económicas o la facturación del inquilino, lo que puede afectar las tasas de recolección de alquileres y sesgar la interpretación de la métrica.

Puntos de referencia de la industria

Según los puntos de referencia de la industria, una eficiencia de recolección de alquileres del 95% o más se considera un rendimiento típico para los servicios de administración de propiedades de alquiler en los Estados Unidos. El rendimiento superior al promedio puede alcanzar el 97-98%, mientras que los niveles de rendimiento excepcionales superan el 98% en términos de eficiencia de recolección de alquileres.

Consejos y trucos

• Implemente sistemas de cobro de alquileres automatizados para optimizar el proceso de pago y reducir el riesgo de pagos atrasados.
• Ofrezca incentivos a los inquilinos que constantemente pagan el alquiler a tiempo para alentar los pagos oportunos.
• Revise y actualice regularmente los contratos de arrendamiento para describir claramente los términos y consecuencias de pago del alquiler para los pagos atrasados.

Tiempo de respuesta de mantenimiento

Definición

El tiempo de respuesta de mantenimiento es un indicador de rendimiento clave que mide el tiempo promedio que tarda en una compañía de administración de propiedades para abordar y resolver los problemas de mantenimiento informados por los inquilinos. Este KPI es fundamental para medir, ya que afecta directamente la satisfacción del inquilino, la condición de la propiedad y la eficiencia operativa general. En el contexto comercial, el tiempo de respuesta de mantenimiento refleja la efectividad de un servicio de administración de propiedades para mantener la calidad de las propiedades de alquiler, minimizar los daños potenciales y garantizar la retención de los inquilinos. Es crucial medir este KPI, ya que afecta directamente el desempeño comercial, incluidas las tasas de renovación de los inquilinos, el valor de la propiedad y la reputación en el mercado. La respuesta oportuna a los problemas de mantenimiento demuestra el compromiso con el bienestar de los inquilinos y el mantenimiento de la propiedad, lo que en última instancia contribuye a resultados financieros positivos para los propietarios.

Cómo calcular

La fórmula para calcular el tiempo de respuesta de mantenimiento implica determinar el tiempo promedio que lleva abordar y resolver los problemas de mantenimiento informados por los inquilinos. Esto se puede calcular sumando el tiempo total necesario para responder a las solicitudes de mantenimiento y dividiéndolo por el número total de solicitudes dentro de un período específico. La cifra resultante proporciona el tiempo de respuesta promedio, lo que refleja la eficiencia del servicio de administración de propiedades para abordar las preocupaciones de mantenimiento.

Ejemplo

Por ejemplo, si una compañía de administración de propiedades recibe 50 solicitudes de mantenimiento dentro de un mes, con un tiempo total necesario para abordar estas solicitudes de 200 horas, el tiempo de respuesta de mantenimiento se calcularía de la siguiente manera: Tiempo de respuesta de mantenimiento = 200 horas / 50 solicitudes = 4 horas por solicitud. Esto significa que, en promedio, la compañía tarda 4 horas en responder y resolver los problemas de mantenimiento reportados por los inquilinos.

Beneficios y limitaciones

El beneficio de medir efectivamente el tiempo de respuesta de mantenimiento es que permite a las compañías de administración de propiedades abordar de manera proactiva los problemas de mantenimiento, lo que lleva a una mayor satisfacción del inquilino, una condición de propiedad mejorada y costos operativos reducidos debido a daños minimizados. Sin embargo, una limitación de este KPI es que no tiene en cuenta la complejidad de las solicitudes de mantenimiento o la disponibilidad de recursos, lo que podría conducir a evaluaciones inexactas del desempeño de la Compañía.

Puntos de referencia de la industria

Según los puntos de referencia de la industria en los EE. UU., El tiempo de respuesta de mantenimiento típico para las compañías de administración de propiedades es aproximadamente 24-48 horas Para solicitudes de mantenimiento que no sean de emergencia. El rendimiento superior al promedio en este KPI estaría dentro del 12-24 horas rango, mientras que el rendimiento excepcional se reflejaría por un tiempo de respuesta de mantenimiento de Menos de 12 horas.

Consejos y trucos

• Implemente un sistema de solicitud de mantenimiento optimizado para rastrear y priorizar las solicitudes de manera eficiente.
• Invierta en mantenimiento proactivo para minimizar la aparición de solicitudes reactivas.
• Aproveche la tecnología para la notificación automatizada y la asignación de tareas de mantenimiento.
• El personal de mantenimiento de capacitación sobre comunicación efectiva y resolución rápida de problemas.

Puntaje de satisfacción del inquilino

Definición

El puntaje de satisfacción del inquilino es un indicador clave de rendimiento (KPI) que mide el nivel de satisfacción y felicidad entre los inquilinos en una propiedad de alquiler administrada por un servicio de administración de propiedades. Este KPI es fundamental para medir, ya que proporciona información sobre la experiencia general del inquilino, lo que afecta directamente la retención de inquilinos, las renovaciones de arrendamiento y las referencias de boca en boca. En el contexto comercial, la medición de la satisfacción del inquilino es esencial para mantener altas tasas de ocupación, reducir la rotación de inquilinos y finalmente maximizar el desempeño financiero de la propiedad de alquiler.

Cómo calcular

Para calcular la puntuación de satisfacción del inquilino, los datos se pueden recopilar a través de encuestas de inquilinos, formularios de retroalimentación o revisiones en línea. La fórmula implica agregar respuestas positivas relacionadas con varios aspectos de su experiencia de alquiler, como la condición de la propiedad, la capacidad de respuesta de la administración de la propiedad y la satisfacción general de la vida. Las respuestas positivas totales se dividen por el número total de respuestas para generar la puntuación de satisfacción del inquilino.

Ejemplo

Por ejemplo, si un servicio de administración de propiedades recibe 80 respuestas positivas de 100 respuestas totales de encuestas de inquilinos, el cálculo para la puntuación de satisfacción del inquilino sería el siguiente: Puntuación de satisfacción del inquilino = (80/100) x 100 = 80%

Beneficios y limitaciones

El beneficio de medir el puntaje de satisfacción del inquilino es que proporciona a los servicios de administración de propiedades información procesable para mejorar la experiencia del inquilino, lo que puede conducir a una mayor retención de inquilinos y referencias positivas. Sin embargo, una limitación de este KPI es que puede no capturar todos los aspectos de la satisfacción del inquilino, y las respuestas pueden estar influenciadas por factores fuera del control de la administración de la propiedad, como las preferencias personales o los factores de vecindad externos.

Puntos de referencia de la industria

Según los puntos de referencia de la industria, un puntaje típico de satisfacción del inquilino en la industria de administración de propiedades de alquiler se encuentra entre 75% a 85%. Un puntaje arriba 90% se considera excepcional e indica un alto nivel de satisfacción del inquilino y experiencia positiva de alquiler.

Consejos y trucos

• Realice regularmente encuestas de inquilinos para medir los niveles de satisfacción e identificar áreas de mejora.
• Concéntrese en abordar las solicitudes de mantenimiento y servicio de inmediato para mejorar la satisfacción del inquilino.
• Utilice la retroalimentación para implementar cambios que impacten positivamente la experiencia del inquilino y la satisfacción general.

Crecimiento de ingresos operativos netos

Definición

El crecimiento neto del ingreso operativo (crecimiento NOI) es un indicador clave de rendimiento que mide el cambio en el ingreso operativo neto de una propiedad de alquiler durante un período específico. Es una relación crítica a medir, ya que proporciona información sobre la capacidad de la propiedad para generar ingresos a partir de las operaciones, excluyendo los impuestos y los costos de financiación. En el contexto comercial, el crecimiento de NOI es esencial ya que refleja directamente la rentabilidad y el desempeño financiero de la propiedad. Ayuda a los servicios de administración de propiedades, como los socios de propiedad de PrimeStay, a comprender cuán eficientemente se administran las propiedades de alquiler y el impacto de sus estrategias en el desempeño general del negocio. El seguimiento del crecimiento de NOI es crucial para evaluar la salud financiera de las propiedades y tomar decisiones informadas para mejorar la rentabilidad.

Cómo calcular

La fórmula para calcular el crecimiento de NOI es:

El crecimiento de NOI se deriva restando los ingresos operativos netos del período anterior del ingreso operativo neto del período actual, dividiendo el resultado por los ingresos operativos netos del período anterior y expresando el cambio como un porcentaje.

Ejemplo

Por ejemplo, si una propiedad tuviera un ingreso operativo neto de $ 100,000 en el período anterior y $ 110,000 en el período actual, el cálculo para el crecimiento de NOI sería:

($110,000 - $100,000) / $100,000 = 10%

Esto indica un crecimiento del 10% en los ingresos operativos netos desde el período anterior hasta el período actual.

Beneficios y limitaciones

La ventaja de usar el crecimiento de NOI como KPI es que proporciona una clara indicación del desempeño financiero de la propiedad y su capacidad para generar ingresos a partir de las operaciones. Sin embargo, una limitación de este KPI es que no tiene en cuenta los cambios en el valor de la propiedad o los gastos únicos, lo que puede afectar la imagen financiera general de la propiedad.

Puntos de referencia de la industria

En el contexto de los EE. UU., Los puntos de referencia de crecimiento noi típicos para los servicios de gestión de propiedades de alquiler van desde 3% a 5% Para el rendimiento promedio, mientras que el rendimiento superior al promedio puede lograr Crecimiento de 5% a 8%. El rendimiento excepcional en esta industria se refleja en cifras de crecimiento de NOI de 8% o más.

Consejos y trucos

• Revise y analice regularmente los gastos operativos para identificar posibles oportunidades de ahorro de costos.
• Concéntrese en aumentar los ingresos de alquiler a través de precios estratégicos y optimización de la tasa de ocupación.
• Invierta en iniciativas de mejora de la propiedad para mejorar el ingreso operativo neto general.
• Implementar estrategias proactivas de mantenimiento y gestión para minimizar los gastos inesperados.

Tasa de cumplimiento legal

Definición

La tasa de cumplimiento legal de KPI mide el porcentaje de propiedades de alquiler que cumplen con las regulaciones locales y estatales. Esta relación es fundamental para medir, ya que garantiza que los servicios de administración de propiedades operen dentro del marco legal, evitando posibles multas, demandas o daños a la reputación. En el contexto comercial, el cumplimiento legal es esencial para mantener la confianza de los propietarios e inquilinos, salvaguardar el negocio de los pasivos legales y garantizar la sostenibilidad a largo plazo de las operaciones. Al rastrear este KPI, las compañías de administración de propiedades pueden demostrar su compromiso con las prácticas comerciales éticas y la mitigación de riesgos, impactando en última instancia el desempeño comercial al fomentar una reputación confiable y evitar problemas legales costosos.

Cómo calcular

La fórmula para calcular la tasa de cumplimiento legal KPI es dividir el número de propiedades de alquiler compatibles por el número total de propiedades administradas, luego multiplicar el resultado por 100 para obtener el porcentaje. El número de propiedades compatibles representa aquellos que cumplen con todos los requisitos legales, incluidos los estándares de seguridad, las regulaciones de zonificación y las leyes de derechos de los inquilinos. Al rastrear esta relación, los administradores de propiedades pueden identificar cualquier propiedad no conforme que requiere atención, asegurando una adherencia legal completa en toda la cartera.

Ejemplo

Por ejemplo, si una empresa de administración de propiedades supervisa 100 propiedades de alquiler y 85 de ellas cumplen con el cumplimiento de las regulaciones locales y estatales, la tasa de cumplimiento legal KPI se calcularía de la siguiente manera: (85 propiedades compatibles / 100 propiedades totales) x 100 = 85 %. Esto indica que la compañía mantiene una tasa de cumplimiento legal del 85% en toda su cartera.

Beneficios y limitaciones

El principal beneficio de rastrear la tasa de cumplimiento legal KPI es que garantiza que el negocio opera de manera responsable y ética, reduciendo el riesgo de consecuencias legales y fomentando la confianza entre los propietarios e inquilinos. Sin embargo, una limitación potencial es que este KPI solo puede no capturar el alcance total del cumplimiento legal, ya que se centra en la adherencia al nivel de propiedad y puede pasar por alto consideraciones legales más amplias, como las regulaciones financieras o los requisitos fiscales.

Puntos de referencia de la industria

Según los puntos de referencia de la industria, la tasa típica de cumplimiento legal para los servicios de administración de propiedades de alquiler en los Estados Unidos varía desde 75% a 85%, con rendimiento superior al promedio de alcance 90% o más alto. Las compañías de administración de propiedades excepcionales mantienen constantemente una tasa de cumplimiento legal de 95% o más, demostrar un fuerte compromiso con la adherencia legal y las prácticas comerciales éticas.

Consejos y trucos

• Implemente auditorías de propiedad regulares para garantizar el cumplimiento legal continuo.
• Manténgase actualizado sobre las regulaciones locales y estatales para abordar de manera proactiva cualquier cambio legal.
• Proporcionar capacitación del personal sobre responsabilidades legales y mejores prácticas para el cumplimiento.
• Utilice el software de administración de propiedades para rastrear y administrar los requisitos legales para cada propiedad.