Quais são os 7 principais kpis de um negócio de sistemas de gerenciamento de faturas?

Como proprietários de pequenas empresas e artesãos, conhecemos o papel crítico de que o gerenciamento eficiente de faturas desempenha para manter nossas operações de mercado funcionando sem problemas. Mas como medimos e melhoramos a eficácia de nossos sistemas? Os principais indicadores de desempenho (KPIs) são a resposta. Neste post, exploraremos os 7 KPIs específicos da indústria, essenciais para avaliar o desempenho dos sistemas de gerenciamento de faturas nos mercados artesanais. Seja você um pequeno empresário ou um artesão talentoso, a compreensão desses KPIs fornecerá informações valiosas para otimizar suas operações e impulsionar o sucesso no seu mercado. Prepare -se para levar seu gerenciamento de faturas para o próximo nível com essas idéias únicas e acionáveis.

Taxa de redução de tempo de processamento de faturas

Definição

A taxa de redução do tempo de processamento da fatura mede a diminuição percentual no tempo necessário para processar faturas do recebimento à aprovação. Esse KPI é fundamental para medir, pois afeta diretamente as relações de gerenciamento de fluxo de caixa, eficiência operacional de uma empresa. Ao reduzir o tempo necessário para processar faturas, as organizações podem melhorar seu capital de giro, minimizar as multas por atraso no pagamento e aprimorar o relacionamento com os fornecedores, garantindo assim uma cadeia de suprimentos suave e eficiente.

Como calcular

A fórmula para calcular a taxa de redução do tempo de processamento da fatura KPI envolve a diferença entre o tempo anterior de processamento e o tempo de processamento atual, dividindo -o pelo tempo anterior de processamento e multiplicando o resultado por 100 para obter a redução percentual. O tempo anterior de processamento representa o tempo necessário para processar faturas antes de qualquer melhoria, enquanto o tempo atual de processamento é o tempo após a implementação de alterações ou otimizações. Esta fórmula fornece informações sobre os ganhos de eficiência obtidos no processamento de faturas.

Exemplo

Por exemplo, se uma organização levou 10 dias para processar faturas e reduzir com sucesso o tempo de processamento para 7 dias, a taxa de redução do tempo de processamento da fatura seria ((10 - 7) / 10) x 100 = 30%. Isso indica uma redução de 30% no tempo necessário para processar faturas, levando a uma maior eficiência e gerenciamento de fluxo de caixa.

Benefícios e limitações

A principal vantagem de rastrear a taxa de redução do tempo de processamento da fatura é a capacidade de identificar ineficiências no fluxo de trabalho de processamento de faturas e implementar melhorias para otimizar o processo. No entanto, esse KPI não explica a precisão e a qualidade do processamento de faturas, que também são fatores críticos a serem considerados no desempenho geral.

Benchmarks da indústria

De acordo com os benchmarks do setor, a taxa média de redução de tempo de processamento de faturas nos EUA varia de 20% a 30%, com artistas excepcionais atingindo uma redução de 40% ou mais. Esses dados refletem os níveis de desempenho típicos, acima da média e excepcionais para este KPI em indústrias como serviços de varejo, manufatura e profissionais.

Dicas e truques

• Implementar sistemas automatizados de processamento de faturas para reduzir a entrada de dados manuais.
• Estabeleça fluxos de trabalho de aprovação da fatura clara para minimizar atrasos.
• Revise regularmente e otimize os procedimentos de processamento de faturas para identificar gargalos.
• Utilize análises preditivas para prever os tempos de processamento de faturas e otimizar a alocação de recursos.

Porcentagem de melhoria da precisão da fatura

Definição

A porcentagem de melhoria da precisão da fatura mede a melhoria na precisão e redução de erros no processo de gerenciamento de fatura. É fundamental medir essa proporção, pois afeta diretamente a saúde financeira e a eficiência operacional de uma empresa. As faturas imprecisas podem levar a pagamentos atrasados, mal gerenciamento de fluxo de caixa e erros nos relatórios financeiros, afetando finalmente o desempenho geral dos negócios. Ao rastrear e melhorar esse KPI, as empresas podem garantir que seus processos de faturamento sejam simplificados e livres de erros, levando a uma melhor estabilidade financeira e recursos aprimorados de tomada de decisão.

Como calcular

A porcentagem de melhoria da precisão da fatura é calculada dividindo a diferença de precisão antes e depois de implementar o sistema de gerenciamento de faturas pela precisão antes da implementação e, em seguida, multiplicar por 100 para obter a melhoria percentual.

Exemplo

Por exemplo, se uma empresa tivesse uma taxa de precisão de 80% antes de implementar soluções de clearledger e, após a implementação, a taxa de precisão melhorou para 90%, o cálculo seria o seguinte: ((90% - 80%) / 80%) * 100 = 12.5% Isso significa que o negócio alcançou uma melhoria de 12,5% na precisão da fatura após a implementação do sistema de gerenciamento de faturas da Clearledger Solutions.

Benefícios e limitações

O principal benefício de rastrear a porcentagem de melhoria da precisão da fatura é a capacidade de identificar áreas de melhoria no processo de gerenciamento de faturas, levando a erros reduzidos, melhor gerenciamento de fluxo de caixa e maior tomada de decisão. No entanto, uma limitação desse KPI é que ele não fornece uma visão holística de todo o processo de faturamento e pode não explicar outros fatores que podem afetar a precisão da fatura, como erro humano ou fatores externos.

Benchmarks da indústria

De acordo com os benchmarks do setor, a porcentagem média de melhoria da precisão da fatura nos EUA cai entre 10% e 15%, com desempenho acima da média variando de 15% a 20%. O desempenho excepcional é considerado qualquer coisa acima de 20% de melhoria na precisão.

Dicas e truques

• Audite e revise regularmente o processo de gerenciamento de faturas para identificar áreas para melhorar.
• Forneça treinamento aos funcionários envolvidos no processo de faturamento para garantir a precisão e a conformidade com as melhores práticas.
• Utilize análises avançadas e recursos de relatório do sistema de gerenciamento de faturas para rastrear a precisão e identificar tendências.
• Implementar fluxos de trabalho de automação para reduzir erros humanos e otimizar o processo de faturamento.

Porcentagem de pagamentos antecipados recebidos

Definição

A porcentagem de pagamentos antecipados recebidos é um indicador de desempenho essencial que mede a proporção de faturas pagas antes das condições de pagamento acordadas. Essa proporção é fundamental para medir, pois fornece informações valiosas sobre o gerenciamento de fluxo de caixa e a saúde financeira de uma empresa. Ao rastrear as porcentagens de pagamento precoce, as empresas podem avaliar sua capacidade de manter uma entrada constante de capital de giro e avaliar o impacto de seus processos de faturamento na liquidez geral. Esse KPI é essencial para entender o comportamento do pagamento do cliente, identificar oportunidades de descontos ou incentivos e garantir o recebimento oportuno de fundos para oferecer suporte a operações em andamento.

Como calcular

A fórmula para calcular a porcentagem de pagamentos antecipados recebidos é direta. Divida o número de faturas pagas antes da data de vencimento pelo número total de faturas emitidas em um período específico. Esse índice fornece uma indicação clara da taxa na qual os clientes estão honrando suas obrigações de pagamento antes do previsto. Ao entender os componentes dessa fórmula, as empresas podem avaliar a eficácia de suas políticas de crédito e fatura, além de identificar possíveis áreas de melhoria.

Exemplo

Por exemplo, se uma empresa emitisse 100 faturas em um mês e recebesse 30 pagamentos antes da data de vencimento, o cálculo para a porcentagem de pagamentos antecipados recebidos seria o seguinte: (30/100) x 100 = 30%. Isso indica que 30% das faturas foram liquidadas mais cedo, fornecendo informações sobre a prontidão dos clientes em cumprir suas obrigações de pagamento.

Benefícios e limitações

O uso efetivo da porcentagem de pagamentos precoces recebeu KPI permite que as empresas otimizem seu gerenciamento de fluxo de caixa, mantenham níveis saudáveis ​​de capital de giro e estabeleçam fortes relacionamentos com os clientes incentivando os pagamentos iniciais. No entanto, podem surgir limitações se as empresas se concentrarem apenas nessa métrica sem considerar o impacto geral na satisfação do cliente ou dificultar o planejamento financeiro de longo prazo.

Benchmarks da indústria

No contexto dos EUA, os benchmarks do setor para a porcentagem de pagamentos anteriores recebidos podem variar entre os setores. No entanto, os benchmarks típicos variam de 20% a 40% Para empresas pequenas e médias. O desempenho acima da média seria indicado por figuras acima 40%, enquanto níveis de desempenho excepcionais podem atingir 60% ou superior em indústrias com fortes práticas de gerenciamento de caixa.

Dicas e truques

• Ofereça incentivos de pagamento antecipado, como descontos ou condições de crédito estendidas para incentivar a liquidação imediata de faturas.
• Implementar sistemas de faturamento e cobrança eficientes para otimizar os processos de pagamento e reduzir atrasos administrativos.
• Comunique -se regularmente com os clientes para lembrá -los das próximas datas de vencimento do pagamento e promover os benefícios do acordo precoce.
• Monitore e analise os padrões de pagamento do cliente para identificar oportunidades para melhorar a porcentagem de pagamentos antecipados recebidos.

Tempo de integração do cliente

Definição

O tempo de integração do cliente é um indicador de desempenho essencial (KPI) que mede o tempo médio necessário para uma empresa concluir o processo de integração para novos clientes. Esse KPI é fundamental para medir porque afeta diretamente a eficiência do sistema de gerenciamento de faturas da empresa. A integração de clientes eficientes contribui diretamente para uma experiência positiva do cliente e pode levar a processamento de faturas mais rápido, coleta de pagamentos e fluxo de caixa aprimorado. Além disso, reflete a capacidade da organização de integrar novos clientes em suas operações, afetando, em última análise, o desempenho geral dos negócios e a lucratividade.

Como calcular

A fórmula para calcular o tempo de integração do cliente é dividir o tempo total necessário para a bordo de novos clientes pelo número de novos clientes a bordo. Isso produz o tempo médio que leva para a bordo de um novo cliente. O numerador reflete o tempo total gasto no processo de integração, enquanto o denominador representa o volume de novos clientes que entram no sistema.

Exemplo

Por exemplo, se uma empresa levar um total de 100 horas para a bordo de 10 novos clientes, o cálculo do tempo de integração do cliente seria de 100 horas / 10 clientes = 10 horas. Isso significa que, em média, leva 10 horas para a bordo de um novo cliente no sistema.

Benefícios e limitações

Medir efetivamente o tempo de integração do cliente permite que as empresas identifiquem ineficiências no processo de integração e façam melhorias necessárias para otimizar as operações. No entanto, é importante observar que uma ênfase excessiva na redução do tempo de integração pode levar a ignorar a qualidade da experiência de integração. Deve -se tomar cuidado para garantir que a eficiência não comprometa a rigor do processo de integração ou o nível de personalização oferecido a novos clientes.

Benchmarks da indústria

Nos EUA, os benchmarks típicos de integração de clientes variam entre os setores. Por exemplo, no setor de serviços profissionais, o tempo médio de integração pode variar de 15 a 30 dias, com desempenho excepcional caindo abaixo da marca de 15 dias. Da mesma forma, no setor de varejo, os processos de integração de ritmo acelerado podem buscar uma referência de 30 dias ou menos para a integração de novos clientes.

Dicas e truques

• Implementar processos automatizados de integração para reduzir a entrada de dados manuais e simplificar a coleta de informações do cliente.
• Revise e otimize regularmente o fluxo de trabalho de integração para identificar e abordar gargalos ou ineficiências.
• Forneça suporte e orientação personalizados a novos clientes para garantir uma transição suave para o sistema de faturamento da empresa.
• Utilize soluções de tecnologia para rastrear e monitorar o tempo de integração do cliente, permitindo o gerenciamento proativo e a melhoria contínua.

Taxa de captura de fatura automatizada

Definição

A taxa de captura de fatura automatizada KPI mede a porcentagem de faturas que são capturadas automaticamente pelo sistema de gerenciamento de faturas sem a necessidade de entrada de dados manuais. Essa proporção é fundamental para medir, pois reflete diretamente a eficiência e a precisão do processo de faturamento. Em um contexto comercial, esse KPI é importante porque indica o nível de automação nos processos de contas a pagar e a receber, reduzindo a probabilidade de erros, eliminando atrasos e melhorando a eficiência operacional geral. Ao medir esse KPI, as empresas podem identificar gargalos em seu gerenciamento de faturas e tomar medidas proativas para otimizar e otimizar seus processos de faturamento.

Como calcular

A fórmula para calcular a taxa de captura de fatura automatizada KPI é:

Nesta fórmula, o número de faturas capturadas automaticamente refere -se às faturas processadas sem intervenção manual, enquanto o número total de faturas abrange todas as faturas recebidas dentro do prazo especificado.

Exemplo

Por exemplo, se uma empresa receber 200 faturas em um mês e seu sistema automatizado de captura de faturas processar com êxito 160 delas sem entrada manual, a taxa de captura de faturas automatizada será calculada da seguinte forma: (160/200) x 100 = 80%. Isso significa que 80% das faturas foram capturadas automaticamente pelo sistema, levando a um esforço manual reduzido e maior eficiência no processo de gerenciamento de faturas.

Benefícios e limitações

Os benefícios de uma alta taxa de captura de faturas automatizadas incluem maior precisão, tempo de processamento reduzido e gerenciamento aprimorado de fluxo de caixa. No entanto, a limitação deste KPI é que ele pode não explicar certos tipos de fatura excepcionais que requerem processamento manual, como faturas complexas ou irregulares.

Benchmarks da indústria

Dentro do contexto dos EUA, os benchmarks típicos da taxa de captura de fatura automatizados KPI variam de 70% a 90%, com desempenho acima da média superior a 90% e desempenho excepcional superior a 95%.

Dicas e truques

• Implementar algoritmos de aprendizado de máquina para melhorar a capacidade do sistema de capturar e processar diversos formatos de fatura.
• Revise regularmente e refine as regras e modelos do sistema para aprimorar os recursos de captura automática.
• Treine os funcionários sobre a importância de informações consistentes e precisas para otimizar a captura automática de faturas.

Frequência de disputas do fornecedor

Definição

A frequência de disputas do fornecedor é um indicador de desempenho essencial que mede a taxa na qual as faturas são contestadas pelos fornecedores. Essa proporção é fundamental para medir, pois fornece informações sobre a eficiência e a precisão do processo de faturamento. No contexto comercial, uma frequência de alta disputa de fornecedores pode significar problemas com precisão da fatura, quebras de comunicação ou discrepâncias em bens ou serviços recebidos. Esse KPI é fundamental para medir, pois afeta o desempenho dos negócios, influenciando diretamente o fluxo de caixa, as relações de fornecedores e a eficiência operacional. Uma alta frequência de disputas de fornecedores pode levar a pagamentos atrasados, relacionamentos tensos com fornecedores e aumento dos custos administrativos.

Como calcular

A fórmula para calcular a frequência de disputas do fornecedor KPI é o número total de disputas de fatura do fornecedor divididas pelo número total de faturas de fornecedores processadas dentro de um período específico de tempo. O número de disputas indica as instâncias em que a precisão ou validade de uma fatura é desafiada pelo fornecedor, enquanto o número total de faturas processadas fornece ao denominador para o cálculo da razão. Ao dividir o número de disputas pelas faturas totais, a proporção resultante representa a frequência na qual as faturas do fornecedor são contestadas.

Exemplo

Por exemplo, se um negócio processou 500 faturas de fornecedores em um mês e encontrassem 25 disputas de fatura durante o mesmo período, a frequência de disputas do fornecedor seria calculada da seguinte forma: 25 (número de disputas) / 500 (faturas totais) = 0,05 ou 5 %. Isso significa que 5% das faturas do fornecedor processadas resultaram em disputas durante esse mês.

Benefícios e limitações

A vantagem de medir efetivamente a frequência de disputas do fornecedor é a capacidade de identificar e abordar questões recorrentes no processo de faturamento, levando a relações mais suaves do fornecedor e o aprimoramento do fluxo de caixa. No entanto, é importante observar que nem todas as disputas de fatura estão sob o controle dos negócios, pois as discrepâncias em bens ou serviços recebidos podem contribuir para a frequência de disputas. Além disso, a alta frequência de disputa também pode indicar possíveis ineficiências internas ou imprecisões que precisam ser abordadas.

Benchmarks da indústria

De acordo com os benchmarks da indústria, a frequência típica de disputas do fornecedor nos EUA varia de 2-5%. O desempenho acima da média é tipicamente considerado em torno de 1-2%, enquanto os artistas excepcionais podem atingir uma frequência de disputa inferior a 1%. Esses benchmarks variam entre as indústrias, com alguns setores experimentando taxas mais altas de disputas devido à natureza de suas operações, enquanto outros mantêm frequências mais baixas por meio de processos de faturamento eficientes e gerenciamento da cadeia de suprimentos.

Dicas e truques

• Implementar sistemas de validação de faturas automatizadas para minimizar erros e discrepâncias.
• Estabeleça canais de comunicação claros com os fornecedores para abordar prontamente quaisquer preocupações relacionadas à fatura.
• Revise regularmente e reconcilie os registros a pagar para identificar discrepâncias desde o início.
• Forneça documentação detalhada e prova de entrega para minimizar o potencial de disputas.

Melhoria do fluxo de caixa das operações de faturamento

Definição

Um indicador de desempenho-chave específico do setor (KPI) para sistemas de gerenciamento de faturas é a relação Days Sales Except (DSO). Esse índice mede o número médio de dias necessários para uma empresa cobrar pagamento após a venda. No contexto dos negócios, o DSO é fundamental para avaliar a eficiência dos recebíveis de contas de uma empresa e seu impacto no gerenciamento do fluxo de caixa. Um DSO alto indica pagamentos atrasados, o que pode levar a problemas de fluxo de caixa, aumento da dívida incapaz e uma pressão sobre o capital de giro. Portanto, o monitoramento do DSO é essencial para manter um fluxo de caixa saudável e prever o desempenho financeiro futuro.

Como calcular

A fórmula para calcular o DSO é: Contas a receber / Vendas totais de crédito * Número de dias. O número de contas a receber representa a quantidade de dinheiro devido à empresa pelos clientes, enquanto as vendas totais de crédito são o valor total das vendas obtidas em crédito. Ao multiplicar essa proporção pelo número de dias do período, as empresas podem determinar o número médio de dias necessários para cobrar pagamento após uma venda.

Exemplo

Por exemplo, se uma empresa tiver US $ 50.000 em contas a receber e US $ 100.000 em vendas totais de crédito, e o período de relatório for de 90 dias, o DSO será calculado da seguinte forma: DSO = 50.000 / 100.000 * 90 = 45 dias. Isso significa que a empresa leva uma média de 45 dias para cobrar pagamento após fazer uma venda em crédito.

Benefícios e limitações

O benefício de medir o DSO é que ele fornece informações valiosas sobre a eficiência do processo de contas a receber de uma empresa e seu impacto no fluxo de caixa. Ao monitorar o DSO, as empresas podem identificar áreas para melhorar, simplificar os processos de coleta e garantir um fluxo de caixa saudável. No entanto, é importante observar que o DSO deve ser usado em conjunto com outras métricas financeiras para obter uma compreensão abrangente da saúde financeira de uma empresa.

Benchmarks da indústria

De acordo com os benchmarks do setor, o DSO médio para empresas nos EUA varia amplamente entre diferentes setores. Normalmente, um DSO de 30 a 40 dias é considerado bom, enquanto o DSO acima de 60 dias pode indicar possíveis problemas de fluxo de caixa. O desempenho excepcional é frequentemente visto em setores como serviços profissionais e de varejo, onde o DSO pode ser tão baixo quanto 20 a 25 dias.

Dicas e truques

• Ofereça descontos para pagamentos antecipados para incentivar os clientes a pagar prontamente.
• Implementar processos de faturamento e pagamento simplificados para reduzir o DSO.
• Revise regularmente e analise os padrões de pagamento do cliente para identificar quaisquer contas em atraso.
• Aproveite as ferramentas de automação para o gerenciamento de contas a receber para melhorar a eficiência e a precisão.