Quais são os 7 principais kpis de um negócio de serviços de orçamento e otimização de custos?

Olá, pequenos empresários e artesãos! Você está cansado de se sentir sobrecarregado com as complexidades do orçamento de TI e da otimização de custos? Nos mercados artesanais acelerados e competitivos de hoje, a compreensão dos principais indicadores de desempenho (KPIs) é crucial para tomar decisões informadas e garantir o sucesso a longo prazo. Nesta postagem do blog, nos aprofundaremos nos 7 KPIs específicos do setor, essenciais para gerenciar efetivamente seu orçamento de TI e otimizar os custos. Seja você um empresário experiente ou apenas começando no mercado artesanal, este post fornecerá informações exclusivas e dicas práticas para ajudá -lo a ficar à frente da curva e impulsionar seu negócio. Vamos mergulhar no mundo dos KPIs e desbloquear o potencial de crescimento e eficiência em seus negócios!

Prevenção de custos

Definição

A prevenção de custos é um indicador de desempenho essencial (KPI) que mede a quantidade de dinheiro economizada pela prevenção de possíveis despesas ou perdas. É fundamental medir porque fornece informações sobre a eficácia das estratégias de gerenciamento de custos e ajuda as empresas a identificar áreas em que ações proativas resultaram em benefícios financeiros significativos. Ao rastrear a prevenção de custos, as organizações podem entender melhor o impacto de suas decisões sobre a lucratividade e a eficiência gerais, permitindo que elas façam opções de orçamento e investimento mais informadas.

Como calcular

Para calcular a prevenção de custos, as empresas podem usar a seguinte fórmula: Nesta fórmula, 'despesas ou perdas potenciais' refere -se à quantia projetada de dinheiro que seria gasta ou perdida sem medidas proativas, enquanto 'despesas ou perdas reais' representa os custos ou perdas realizadas após a implementação de ações preventivas. Ao subtrair as despesas reais das despesas em potencial, as organizações podem quantificar o impacto financeiro de seus esforços de prevenção de custos.

Exemplo

Por exemplo, uma empresa estima que possa potencialmente incorrer em US $ 100.000 em despesas relacionadas à violação de segurança cibernética se não forem tomadas medidas preventivas. No entanto, ao investir US $ 20.000 em protocolos de segurança aprimorados, a empresa evita com sucesso a violação e só experimenta US $ 5.000 em despesas reais relacionadas à segurança cibernética. Usando a fórmula, a prevenção de custos pode ser calculada da seguinte forma: Evitação de custo = $ 100.000 - $ 5.000 Evitação de custo = $ 95.000

Benefícios e limitações

A medição efetivamente de prevenção de custos permite que as empresas quantificam o valor tangível de suas decisões proativas e demonstrem os benefícios financeiros dos esforços de gerenciamento e prevenção de riscos. No entanto, é importante reconhecer que a prevenção de custos nem sempre captura toda a extensão de benefícios intangíveis ou possíveis riscos futuros que foram mitigados. Além disso, pode haver casos em que os custos iniciais da implementação de medidas preventivas superam as despesas reais evitadas, exigindo uma análise cuidadosa do impacto geral nos negócios.

Benchmarks da indústria

No contexto das PME nos Estados Unidos, os benchmarks típicos de prevenção de custos podem variar dependendo do setor. No entanto, pesquisas sugerem que as organizações que gerenciam efetivamente estratégias de prevenção de custos podem obter economias significativas, com níveis médios de prevenção de custos que variam de US $ 50.000 a US $ 150.000 anualmente. O desempenho excepcional nessa área pode levar à prevenção de custos excedendo US $ 500.000 anualmente.

Dicas e truques

- Realize avaliações regulares de risco e planejamento de cenários para identificar possíveis áreas para evitar custos. - Implementar medidas proativas, como investir em tecnologia, treinamento ou melhorias de processo, para mitigar possíveis despesas ou perdas. - Monitore e acompanhe o impacto financeiro dos esforços de prevenção de custos para avaliar continuamente a eficácia das estratégias preventivas. -Promova uma cultura de consciência de custo e conscientização sobre riscos em toda a organização para incentivar a tomada de decisões proativas.

Variação do orçamento

Definição

A variação do orçamento é um indicador de desempenho essencial que mede o desvio entre as despesas reais e os orçamentais. Essa proporção é fundamental para medir, pois fornece informações sobre a eficácia de uma empresa gerenciando seus recursos financeiros. No contexto dos negócios, o KPI de variação do orçamento é importante porque ajuda a identificar áreas de oportunidades de gasto excessivo ou economia de custos. Ao monitorar a variação do orçamento, as empresas podem garantir que suas despesas estejam alinhadas com objetivos estratégicos e prevenir ineficiências financeiras. Por fim, esse KPI é fundamental para medir, pois afeta o desempenho dos negócios, influenciando a lucratividade, o fluxo de caixa e a saúde financeira geral.

Como calcular

Para calcular a variação do orçamento, subtraia as despesas orçadas das despesas reais e divida o resultado pelas despesas orçadas. A fórmula para a variação do orçamento KPI é a seguinte:

As despesas reais representam os custos reais incorridos pelos negócios, enquanto as despesas orçadas se referem aos custos planejados ou projetados. A fórmula fornece uma porcentagem que indica o grau de variação entre os dois, refletindo se a empresa está acima ou sob o orçamento.

Exemplo

Por exemplo, se um negócio orçou US $ 50.000 para despesas de marketing em um mês, mas as despesas reais totalizavam US $ 60.000, o cálculo da variação do orçamento seria o seguinte:

Isso significa que a empresa gasta demais seu orçamento de marketing em 20% naquele mês.

Benefícios e limitações

A vantagem de usar a variação do orçamento como KPI é que ele fornece informações em tempo real sobre o desempenho financeiro, permitindo que as empresas façam ajustes oportunos aos seus gastos. No entanto, uma limitação desse KPI é que ele não fornece informações detalhadas sobre as causas específicas dos desvios orçamentários, exigindo uma análise adicional para identificar causas radiculares de variações.

Benchmarks da indústria

De acordo com os benchmarks do setor nos EUA, uma variação orçamentária típica de 5 a 10% é considerada aceitável, enquanto o desempenho acima da média seria uma variação de 3-5%. O desempenho excepcional no gerenciamento do orçamento exibiria uma variação inferior a 3%.

Dicas e truques

• Revise regularmente e compare as despesas reais com os valores orçados para identificar variações imediatamente.
• Implementar medidas de economia de custos e ajuste as prioridades de gastos com base na análise de variação do orçamento.
• Realize uma análise completa das razões por trás das variações orçamentárias significativas para tomar ações corretivas.

Retorno do investimento (ROI) para as despesas de TI

Definição

O retorno do investimento (ROI) para as despesas de TI é um indicador de desempenho essencial que mede o retorno financeiro dos investimentos em tecnologia em relação aos custos associados. É fundamental medir porque fornece informações sobre a eficácia dos gastos com TI e o valor gerado a partir dessas despesas. Em um contexto comercial, o ROI para as despesas de TI ajuda as organizações a entender o impacto dos investimentos em tecnologia na lucratividade e produtividade gerais. Ao avaliar os benefícios financeiros em relação aos custos incorridos, as empresas podem tomar decisões informadas sobre investimentos futuros de TI e priorizar os esforços que contribuem para o desempenho dos negócios.

Como calcular

A fórmula para calcular o ROI para as despesas é:

O lucro líquido do investimento refere -se aos ganhos financeiros totais gerados a partir do investimento de TI, enquanto o custo do investimento inclui todos os custos associados, como implementação, manutenção e despesas operacionais. Ao usar essa fórmula, as organizações podem determinar a porcentagem de retorno em relação ao investimento inicial, indicando o impacto financeiro geral das despesas de TI.

Exemplo

Por exemplo, se uma PME investe US $ 100.000 em um novo sistema de TI e o lucro líquido gerado pelo sistema for de US $ 40.000, o cálculo para ROI seria: (US $ 40.000 -US $ 100.000) / $ 100.000 = -0,6 ou -60%. Isso indicaria que a organização experimentou um retorno negativo sobre o investimento de TI, significando que os custos superaram os ganhos financeiros com as despesas de tecnologia.

Benefícios e limitações

A principal vantagem de medir o ROI para as despesas de TI é sua capacidade de fornecer clareza sobre o desempenho financeiro dos investimentos em tecnologia, permitindo que as organizações tomem decisões informadas e otimizem os gastos com TI. No entanto, uma limitação do ROI é que ele não representa benefícios intangíveis, como melhorias na satisfação do cliente ou produtividade dos funcionários, que podem ser resultados significativos dos investimentos de TI.

Benchmarks da indústria

De acordo com os benchmarks da indústria, o ROI típico para as despesas de TI nos Estados Unidos varia de 25% a 100%. O desempenho acima da média pode exceder 100%, enquanto os níveis de desempenho excepcionais atingem ROIs de 150% ou mais. Esses benchmarks variam entre os setores, com as empresas de tecnologia geralmente alcançando ROIs mais altos devido ao seu foco intrínseco em alavancá -lo para uma vantagem competitiva.

Dicas e truques

• Realize análises completas de custo-benefício para possíveis investimentos em TI para avaliar seu potencial ROI.
• Revise regularmente e avalie o desempenho dos sistemas de TI existentes para identificar oportunidades de otimização de custos.
• Implementar mecanismos de medição de desempenho para rastrear o impacto financeiro das despesas de TI ao longo do tempo.

Gastou como porcentagem de receita

Definição

A TI gasta como uma porcentagem de receita que o KPI mede a proporção da receita total de uma empresa que é alocada às despesas de TI. Essa proporção é fundamental para medir porque fornece informações sobre a eficiência e a eficácia do orçamento de TI e da otimização de custos. Ele permite que as empresas avaliem se seus investimentos em TI estão alinhados com o desempenho financeiro e os padrões do setor, impactando o desempenho dos negócios, indicando o nível de recursos dedicados à infraestrutura, inovação e manutenção de tecnologia.

Como calcular

A fórmula para calcular os gastos de TI como uma porcentagem de KPI de receita é simples: divida o total de despesas de TI pela receita total da empresa e multiplique por 100 para expressar o resultado como uma porcentagem.

Exemplo

Por exemplo, se uma empresa tiver US $ 500.000 no total de despesas de TI e US $ 5.000.000 em receita total, o cálculo seria: (US $ 500.000 / US $ 5.000.000) * 100 = 10%. Isso significa que a empresa gasta 10% de sua receita total nas despesas de TI.

Benefícios e limitações

Os benefícios de usar efetivamente os gastos de TI como porcentagem de KPI de receita incluem obter informações sobre a relação custo-benefício e competitividade dos gastos com TI, o que pode levar a uma melhor tomada de decisão e alocação de recursos financeiros. No entanto, uma limitação desse KPI é que ele não fornece uma discriminação detalhada de como os investimentos estão contribuindo para o crescimento dos negócios, nem considera aspectos qualitativos de suas despesas.

Benchmarks da indústria

De acordo com os benchmarks da indústria, a média gasta como uma porcentagem de receita para PME nos Estados Unidos normalmente cai entre 4% e 7%. O desempenho acima da média nesse KPI seria de cerca de 8%, enquanto o desempenho excepcional estaria abaixo de 4%. Esses números refletem os níveis variados de eficiência de investimento de TI e alinhamento estratégico com receita em diferentes indústrias.

Dicas e truques

• Revise regularmente e ajuste os orçamentos de TI para se alinhar com as prioridades de negócios e os padrões do setor.
• Procure oportunidades para otimizar os custos de TI sem sacrificar a qualidade ou inovação.
• Envolva -se em negociações de fornecedores e parcerias estratégicas para reduzir as despesas com TI.
• Invista em tecnologias que contribuam diretamente para a geração de receita e a eficiência operacional.
• Considere o benchmarking contra os colegas do setor para avaliar a competitividade de TI gasta.

Eficiência de utilização da nuvem

Definição

A eficiência da utilização da nuvem é um indicador de desempenho essencial que mede até que ponto uma organização maximiza o uso de seus recursos de computação em nuvem, como máquinas virtuais, recursos de armazenamento e processamento. Esse KPI é fundamental para avaliar a eficácia da empresa que está aproveitando sua infraestrutura em nuvem para apoiar as operações de negócios e impulsionar o desempenho. Ele afeta diretamente o contexto dos negócios, permitindo a otimização de custos, a alocação de recursos aprimorada e as capacidades tecnológicas aprimoradas. Ao medir a eficiência da utilização da nuvem, as organizações podem garantir que seus investimentos em nuvem se alinhem com seus objetivos estratégicos e ofereça valor máximo.

Como calcular

A fórmula para calcular a eficiência da utilização da nuvem envolve a análise da proporção de utilização real de recursos em nuvem e os recursos disponíveis durante um período específico. Isso inclui a medição de serviços em nuvem consumidos versus o que é provisionado, bem como o nível de atividade no ambiente da nuvem. A fórmula para calcular esta proporção é:

Exemplo

Por exemplo, se uma empresa tiver provisionado 100 máquinas virtuais na nuvem e estiver usando ativamente 80 dessas máquinas para executar seus aplicativos, a eficiência da utilização da nuvem seria (80 /100) * 100 = 80%. Isso indica que a organização está utilizando efetivamente 80% de seus recursos de nuvem provisionados.

Benefícios e limitações

O uso efetivo da eficiência da utilização de nuvem permite que as organizações otimizem seus gastos em nuvem, identifiquem recursos subutilizados e melhorem a escalabilidade. No entanto, pode-se surgir limitações se o KPI não for interpretado no contexto de requisitos de negócios específicos, levando a uma otimização potencial que pode prejudicar o desempenho devido a recursos insuficientes.

Benchmarks da indústria

De acordo com os benchmarks do setor, a eficiência média da utilização da nuvem para empresas nos Estados Unidos cai entre 60% e 80%. No entanto, organizações com gerenciamento excepcional em nuvem podem atingir taxas de utilização acima de 80%, indicando alocação de recursos eficientes e resíduos reduzidos.

Dicas e truques

• Monitore regularmente o uso de recursos em nuvem e ajuste o provisionamento com base nas demandas reais.
• Implemente a alocação automatizada de escala e recursos com base em cargas de trabalho em tempo real para otimizar a eficiência.
• Aproveite as ferramentas de gerenciamento de custos em nuvem para obter visibilidade na utilização de recursos e identificar áreas para melhorar.

Taxa de conformidade do contrato de fornecedor

Definição

A taxa de conformidade do contrato de fornecedor mede a porcentagem de contratos e acordos de fornecedores que estão sendo efetivamente respeitados por ambas as partes. É essencial medir esse KPI, pois fornece informações sobre como os fornecedores fielmente estão cumprindo suas obrigações, o que afeta diretamente o gerenciamento geral de custos e a eficiência operacional para uma empresa. Uma alta taxa de conformidade indica gerenciamento efetivo de fornecedores e controle de gastos, o que é fundamental para otimizar os orçamentos de TI e alcançar a economia de custos. Por outro lado, uma baixa taxa de conformidade pode levar a excedentes orçamentários, subutilização de recursos e oportunidades perdidas de otimização de custos.

Como calcular

A fórmula para calcular a taxa de conformidade do contrato de fornecedores é a seguinte: taxa de conformidade = (número de contratos em conformidade / número total de contratos) x 100%. Essa fórmula leva em consideração o número total de contratos de fornecedores e o número desses contratos que estão sendo respeitados de acordo com os termos e condições acordados.

Exemplo

Por exemplo, uma empresa possui um total de 50 contratos de fornecedores, dos quais 40 estão atualmente em conformidade com seus termos. Usando a fórmula, a taxa de conformidade seria calculada como (40 /50) x 100% = 80%. Isso significa que 80% dos contratos de fornecedores estão sendo cumpridos atualmente de acordo com as condições acordadas.

Benefícios e limitações

O principal benefício do rastreamento da taxa de conformidade do contrato de fornecedores é que ela permite que as empresas garantam que seus relacionamentos com fornecedores estejam contribuindo para os esforços de otimização de custos e que os termos acordados estão sendo atendidos. No entanto, uma limitação deste KPI é que ele pode não capturar os aspectos qualitativos do desempenho do fornecedor, como a qualidade do serviço ou o produto entregue.

Benchmarks da indústria

De acordo com os benchmarks do setor, a taxa típica de conformidade do contrato de fornecedor no setor de TI cai entre 75% e 85%, com desempenho acima da média a 90% e desempenho excepcional em 95% ou mais. Esses benchmarks refletem os níveis comuns de conformidade observados nos contratos de fornecedores no contexto dos EUA.

Dicas e truques

• Revise regularmente e monitore contratos de fornecedores para garantir a conformidade
• Estabeleça canais de comunicação claros com fornecedores para abordar quaisquer problemas de conformidade
• Negocie cláusulas de penalidade para não conformidade para incentivar a adesão aos termos do contrato
• Utilize o software de gerenciamento de fornecedores para rastrear e gerenciar a conformidade do contrato

Conclusão do projeto de TI dentro da taxa de orçamento

Definição

A conclusão do projeto de TI dentro da taxa de orçamento KPI mede a porcentagem de projetos de TI que são concluídos dentro do orçamento alocado. Essa proporção é crucial para medir, pois reflete a capacidade da organização de gerenciar e controlar efetivamente os custos do projeto de TI. No contexto comercial, esse KPI é fundamental para garantir a disciplina financeira e a otimização de recursos. Ele afeta diretamente o desempenho dos negócios, indicando a eficiência do gerenciamento de projetos de TI e a capacidade de agregar valor ao controlar os custos. A compreensão desse KPI ajuda as organizações a identificar possíveis excedentes de custos e a tomar ações corretivas para impedir que questões orçamentárias afetem as operações comerciais gerais.

Como calcular

A fórmula para calcular a conclusão do projeto de TI dentro da taxa de orçamento KPI é: Nesta fórmula, o numerador representa o número de projetos de TI concluídos dentro do orçamento alocado, enquanto o denominador é o número total de projetos de TI. O resultado é então multiplicado por 100 para expressar a proporção como uma porcentagem. Este cálculo fornece um indicador claro da proporção de projetos que aderem a restrições orçamentárias.

Exemplo

Por exemplo, se uma empresa concluir com êxito 25 dos 30 projetos de TI dentro do orçamento atribuído, o cálculo da conclusão do projeto de TI dentro da taxa de orçamento seria: Conclusão do projeto de TI dentro da taxa de orçamento = (25/30) x 100 = 83,33% Isso significa que 83,33% dos projetos de TI foram concluídos dentro do orçamento alocado, demonstrando um alto nível de eficiência de gerenciamento de custos.

Benefícios e limitações

Medir efetivamente a conclusão do projeto de TI dentro da taxa de orçamento KPI permite que as organizações garantam a prudência financeira e alocem recursos de maneira ideal. Ele fornece informações sobre a eficiência do gerenciamento de projetos de TI e ajuda a identificar possíveis excedentes orçamentários. No entanto, uma limitação deste KPI é que ele não explica a qualidade ou o escopo dos projetos concluídos, pois um projeto pode ser concluído dentro do orçamento, mas não atende às expectativas das partes interessadas.

Benchmarks da indústria

No contexto dos EUA, os benchmarks típicos da indústria para a conclusão do projeto de TI dentro da taxa de orçamento variam de acordo com o setor. De acordo com os dados do setor, a conclusão média do projeto de TI dentro das taxas orçamentárias variam de 60% a 75%. As melhores organizações da categoria atingem taxas de 80% a 90%, indicando recursos superiores de controle de custos e gerenciamento de projetos.

Dicas e truques

• Estabeleça parâmetros orçamentários claros do projeto desde o início e monitore regularmente a adesão ao orçamento.
• Implementar metodologias robustas de gerenciamento de projetos para identificar e abordar proativamente os excedentes de custos.
• Invista em ferramentas e tecnologias que facilitem o rastreamento preciso do orçamento e a previsão de custos.
• Aproveite as lições aprendidas de projetos anteriores para refinar os processos de orçamento e melhorar a precisão da estimativa de custos.